网上报销指引手册
一、报销凭据准备指引
|| 以下各类报销的凭据并非全部需要,请结合具体业务和实际情况准备。
|| 以下凭据为一般要求,届时报销时可能根据需要提出其它的个性化要求。
1 日常报销
1.1会议费报销
会议通知单(邀请函);会议审批单;参会签到表;会议场地租赁协议、合同(校外举办的会议);场地租赁发票。
1.2公务接待费报销
公函(邀请函);公务接待审批单;公务用餐原始菜单(加盖发票专用章);餐饮发票。
1.3公务车运行费报销
公务车派车单;公务车停车票据;公务车保险单据;公务车维修发票;公务车通行过路票据;公务车燃油票据;车辆年检发票。
1.4资产购置费报销
资产购置发票;资产入库单;资产采购合同。
1.5其他一般日常报销
(1)邮电通讯费用报销:托收人员名单及发票;通讯发票。
(2)学生实习费用报销:租车合同(非学校协议租车单位时需提供);用车明细表(学校协议租车单位时需提供);发票。
(3)学生活动费用报销:发票;租赁合同。
(4)论文、书籍等出版费用报销:版面费(审稿费)发票;录用通知等。
(5)服务类购置费用报销:发票;合同。
(6)材料、低值易耗品费用报销:采购发票(需在发票上签写经手人、验收人);经税控系统打印的购货清单。
(7)废旧物资、有毒有害物品处理费用报销:公安、殡仪、质检等相关管理部门审批单;合同;发票。
2 差旅报销
2.1交通票据
城市间交通费(火车票、航空电子客票行程单、船票、高速公路车票)。
2.2住宿票票据
住宿发票。
2.3其他附件
机票邮寄费;机票保险费;会议通知;培训通知;会务费发票;培训发票;公务派车单;校外租车协议及发票;实习方案;实践方案;竞赛文件。
2.4特殊情况下的相关说明
交通票据遗失说明;现金支付说明(未使用公务卡支付时);差旅行程不连贯的说明;无住宿费说明;钟点房住宿说明。
3 借款业务报销
支撑借款事由的相关凭据,如论文录用通知、会议培训通知等。
二、网上填报指引
|| 基建、修缮类报销继续按原方式线下报销。
|| 单据提交后,请保持企业微信消息畅通,财务人员、审批人根据需要可能通过企业微信联系您。
|| 配合流程优化、自动化,本系统将最大化实现单据一次“投递即不管”——您无需再东奔西跑、寻找、等待审批人签字,无需手动填写也无需您打印报销凭据封面表单,绝大多数情况下无需再自行核验增值税票真伪……。但前期需要您的配合,请仔细阅读下述事项,确保填报信息准确。
1 新建单据
如下图。
2 单据信息
(1)报销人/借款人/出差人:默认为单据发起人即当前企业微信登陆用户,也即报销人/借款人/出差人。如您替他人办理业务,可选择指定人员。
(2)使用出差申请单。如果您通过本系统提交了出差申请单,报销时,选择对应出差申请单后,如下图将自动完成出差人、事由、日期、资金来源等相关信息的填报(出差申请单使用后将无法再次使用)。您也可以修改与出差申请单关联的相关信息(如日期、资金来源等)。如您做了修改,后续审批时,财务人员将结合实际情况增加审批程序(无需您的参与)。
3 资金来源
(1)选择资金来源时,默认关联的是发起人(即当前企业微信登陆用户)权限内项目。
(2)如您要使用他人(即非发起人)负责的项目(比如:替他人办理业务或者使用他人权限内的经费),此时您需要获得授权。
(3)当准备从多个项目列支时,请点击“+”。也可通过“×”删除不需要的项目。
4 票据
(1)增值税票可通过读取票据二维码即完成信息采集、验真及查重。(上述功能暂不支持区块链票据,此类票据需要手动完成信息录入及验真)。
(2)如在企业微信PC端添加票据,将出现下图界面,此时按图中提示即可完成票据信息读取。如使用企业微信移动端添加票据,请通过[扫一扫]完成。
(3)定额票等非增值税票据请手动录入发票信息。
(4)票据共有人:如有才添加。如住宿票,当您与他人共住时,需添加除报销人外的其他也需使用这张票据的人员。有票据共有人时,请一起完成报销。
5 分段行程
(1)请按时间顺序分段填写差旅行程。
(2)出发地与目的地不同时应分段。比如,出差成都(仅此一地),须填写两段:攀枝花-成都;成都-攀枝花。
(3)从去到回的行程应连续、封闭。
6 支付方式
支付方式指报销后的资金通过何种渠道支付。
(1)还借款:借款单与报销人/出差人相关,如报销人/出差人尚有借款未还,您可选择对应借款单,报销资金将自动冲销借款。
(2)还公务卡:默认情况下,公务卡信息与报销人/出差人/借款人相关,您也可以另外选择其他付款人。您需要准确填写消费日期与刷卡金额,上述两项信息将用于匹配公务卡支付系统中对应消费记录。
(3)对公转账:请准确填写收款单位和银行账号,您可通过搜索功能选择准确的开户银行名称,如未搜索到开户行,您可自行录入准确名称。
(4)现金:请注意,默认收款人为单据发起人的银行账号信息,您可以选择其他收款人。
7 附件
(1)现阶段,只需上传发票,其它凭据无需上传电子档。
(2)企业微信PC端上传凭据只能上传电子文件。移动端既可上传电子文件,也可通过拍照形式上传(务必保证清晰、无皱褶、完整)。
(3)其它报销时需准备的凭据请参阅“一、报销凭据准备指引”。
8 保存、提交、打印
(1)单据填报完成审核无误后即可提交(提交前可随时调出修改)。
(2)提交后打开该单据即可打印“粘贴单”。请按“指引”要求准备好报销凭据并规范粘贴报销单据。之后,将上述凭据现场递交财务人员审核通过后即完成报销。